Behördengänge online erledigen: Realitätscheck 2026

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Ein Viertel der Ausweisbesitzer nutzt den Chip im Personalausweis. Wer Behördengänge online erledigen will, scheitert selten am Amt und fast immer an einer vergessenen PIN.

Der Chip steckt in jedem Personalausweis, der seit November 2010 ausgegeben wurde, und seit Juli 2017 ist er ab Werk eingeschaltet. Genutzt wird er von einem Viertel der Ausweisbesitzer. Das erklärt, warum so wenige Menschen Behördengänge online erledigen, obwohl sie es könnten: Es liegt selten am Amt und fast immer an einer vergessenen sechsstelligen Zahl.

Was Sie brauchen, bevor überhaupt etwas geht

Wer Behördengänge online erledigen will, braucht fünf Dinge. An einem davon scheitern die meisten.

• Einen Personalausweis mit eingeschalteter Online-Ausweisfunktion, wie der Chip amtlich heißt. Bei allen Ausweisen, die nach dem 15. Juli 2017 ausgestellt wurden, ist das automatisch der Fall. Ältere mussten aktiv freigeschaltet werden.
• Die selbst gesetzte sechsstellige PIN. Nicht die fünfstellige aus dem Brief, die war nur für den Start gedacht.
• Ein Smartphone mit NFC oder ein Kartenlesegerät am Rechner.
• Die kostenlose AusweisApp des Bundes, ausschließlich aus der offiziellen Quelle.
• Für die meisten Antragsportale zusätzlich ein Konto, in der Regel die BundID.

Der Ausweis läuft ab, die Online-Funktion mit ihm. Wer seit zehn Jahren nichts damit gemacht hat, prüft in der App unter „Gerät und Ausweis prüfen", ob überhaupt etwas ankommt. Das dauert eine Minute und erspart Ratespiele.

Behördengänge online erledigen: Das funktioniert zuverlässig

Es gibt einen harten Kern von Leistungen, die bundesweit stabil laufen. Alles davon spart einen echten Termin.

Leistung	Wo	Was Sie brauchen
Führungszeugnis	Bundesamt für Justiz	Online-Ausweis, 13 Euro
Punkteauskunft aus Flensburg	Kraftfahrt-Bundesamt	Online-Ausweis oder Elster-Zertifikat, kostenlos, Ergebnis sofort als PDF
Digitale Rentenübersicht	Deutsche Rentenversicherung	Online-Ausweis, sonst nichts
Steuererklärung	Elster	Online-Ausweis oder Zertifikat
Kindergeld	Familienkasse	BundID mit Online-Ausweis

Die Punkteauskunft ist der beste Einstieg. Sie kostet nichts, dauert zwei Minuten und man sieht sofort, ob die Technik funktioniert. Das Führungszeugnis lässt sich in wenigen Minuten online beantragen, und der Vergleich mit dem Bürgeramt lohnt ohnehin nicht: Die Gebühr ist dieselbe, nur der Weg entfällt. Das spart Zeit, die sonst im Wartebereich draufgeht.

Beim Finanzamt ist der Online-Ausweis inzwischen gleichwertig zum Zertifikat, das viele Jahre der einzige Weg war. Wer die Erklärung ohnehin selbst macht, kann sich den Zertifikatsversand sparen, wie im Ratgeber steht, mit dem Sie jetzt die Steuererklärung selbst machen können.

Wo es hakt, und warum das nicht Ihre Schuld ist

Sobald eine Kommune ins Spiel kommt, wird es unübersichtlich. Dieselbe Leistung ist im Nachbarort schon online und am eigenen Wohnort noch nicht.

Kfz-Zulassung. Seit Herbst 2023 sind An-, Ab-, Um- und Wiederzulassung digital vorgesehen, inklusive sofortiger Weiterfahrt. In der Praxis bietet nicht jede Zulassungsstelle jeden Vorgang an. Der Halterwechsel fehlt besonders oft. Ein Blick auf die Seite der eigenen Zulassungsstelle vor dem Autokauf spart Ärger.

Wohnsitz anmelden. Der Dienst kam aus Hamburg und ist inzwischen in weiten Teilen des Landes verfügbar, flächendeckend unter anderem in Hamburg, Bremen, Berlin und Schleswig-Holstein. Angeschlossen sein muss aber die konkrete Meldebehörde. Das lässt sich vorab auf wohnsitzanmeldung.gov.de prüfen.

Kommunale Kleinigkeiten. Was im Alltag am meisten nervt, hängt oft ganz unten. Den Bewohnerparkausweis kann man in der einen Stadt in fünf Minuten online beantragen, in der nächsten nur am Schalter. Wo Ihr Bundesland seine Onlinedienste bündelt, zeigt das jeweilige Serviceportal: in Berlin das Serviceportal, in Baden-Württemberg service-bw, in Bayern das BayernPortal.

Wohngeld, Elterngeld, BAföG. Hier entscheidet das Bundesland. Elterngeld läuft in einem Teil der Länder über das Bundesportal, in anderen über eigene Landesangebote. Beim Wohngeld reicht die Spanne vom durchgängigen Onlineantrag bis zum PDF-Formular zum Ausdrucken. Dasselbe gilt für den Kinderzuschlag. Rechnen Sie mit Uploads von Nachweisen und im Zweifel mit einer Unterschrift auf Papier.

Das PIN-Problem, an dem die meisten scheitern

Fünf Begriffe, die ständig verwechselt werden, und alle fünf stehen zwischen Ihnen und dem ersten Antrag.

Situation	Was zu tun ist
PIN bekannt, soll geändert werden	selbst in der AusweisApp, jederzeit und beliebig oft
Nur der fünfstellige Brief-Code vorhanden	einmalig in eine eigene sechsstellige PIN ändern
Zweimal falsch eingegeben	dritter Versuch über die Zugangsnummer auf der Ausweisvorderseite
Dreimal falsch, Karte gesperrt	entsperren mit der PUK aus dem PIN-Brief
PIN und Brief weg	Termin im Bürgeramt, kostenlos, aber persönlich

Ohne diese sechs Ziffern lassen sich keine Behördengänge online erledigen, egal wie gut das Portal ist. Der Onlinedienst, mit dem man sich einen neuen PIN-Brief schicken lassen konnte, wurde Ende 2023 abgeschaltet. Seitdem führt der einzige Weg über den Schalter, also genau über den Termin, den man sich sparen wollte. Ein Ersatz ist für die zweite Jahreshälfte 2026 angekündigt. Wer es nicht eilig hat, kann darauf warten. Wer ohnehin wegen etwas anderem im Amt ist, erledigt es besser gleich mit.

Die PUK hat übrigens einen Haken, den kaum jemand kennt: Sie hebt nur die Sperre auf. Eine neue PIN setzen kann sie nicht. Wer seine PIN vergessen hat, kommt mit der PUK also keinen Schritt weiter.

BundID: das Konto, ohne das wenig geht

Für Anträge bei Bund, Ländern und Kommunen dient die BundID als Schlüssel, samt Postfach für rechtsverbindliche Bescheide. Angebunden sind Onlinedienste aller drei Ebenen. Drei Anmeldewege stehen zur Wahl, und sie sind nicht gleichwertig.

Benutzername und Passwort reichen nur für Anträge mit geringem Schutzbedarf. Ein Elster-Zertifikat kommt eine Stufe höher. Das höchste Vertrauensniveau erreicht ausschließlich der Online-Ausweis, und genau das verlangen die Anträge, bei denen es um Geld vom Staat geht. Wer das Konto also nur mit Passwort anlegt und dann Behördengänge online erledigen will, steht beim ersten wichtigen Antrag wieder am Anfang.

Das Konto soll künftig DeutschlandID heißen. Die Umbenennung steht seit 2024 im Gesetz, vollzogen ist sie nicht, ein Termin ist offen. Bei den Nutzerzahlen kursieren je nach Quelle und Stichtag knapp fünf bis gut sechs Millionen aktive Konten. Der Einbruch dazwischen hatte einen banalen Grund: Wer sich 2023 nur für die Energiepreispauschale ein Konto angelegt und danach nie wieder eingeloggt hatte, flog nach 24 Monaten Inaktivität automatisch raus.

Für das Konto gilt dasselbe wie für alles andere mit Postfach: eigenes, starkes Passwort, wie im Ratgeber zu sicheren Passwörtern beschrieben.

Wie sicher ist der Online-Ausweis?

Sicherer als alles, was Sie sonst zum Ausweisen benutzen. Es braucht die Karte und die PIN, beides zusammen, und der Datenverkehr ist Ende zu Ende verschlüsselt. Ein Dienst darf außerdem nicht einfach alles auslesen: Er braucht ein staatlich vergebenes Zertifikat und bekommt nur die Felder, die dort freigegeben sind. Welche Daten übermittelt werden, zeigt die App vor jeder Bestätigung an. Körpergröße, Augenfarbe und Unterschrift stehen ohnehin nicht im auslesbaren Datensatz.

2024 ging eine angebliche Schwachstelle durch die Presse. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat klargestellt, dass nicht das System betroffen war, sondern das Szenario ein bereits kompromittiertes Gerät samt gefälschter App voraussetzt. Die offizielle App war nie betroffen. Daraus folgt die einzige Regel, die Sie wirklich brauchen: Die AusweisApp nur aus der offiziellen Quelle installieren, zu finden über ausweisapp.bund.de. Gefälschte Behörden-Apps und angebliche Amtsmails sind der eigentliche Angriffsweg, und sie funktionieren nach demselben Muster wie eine Phishing-SMS.

Warum so wenige Menschen Behördengänge online erledigen

Für Bürgerinnen und Bürger ist der Chip des Personalausweises längst Alltag, jedenfalls auf dem Papier. Die Nutzung ist von 6 Prozent im Jahr 2020 auf 25 Prozent gestiegen, was nach Fortschritt klingt und trotzdem bedeutet, dass drei Viertel den Chip liegen lassen. Einsatzbereit gemacht haben ihn immerhin 42 Prozent. Zwischen diesen beiden Zahlen liegt die eigentliche Geschichte: Viele könnten, tun es aber nicht.

Der Hauptgrund ist unbequem für alle, die Digitalisierung planen. Rund die Hälfte der Befragten sagt, sie nutze digitale Verwaltungsangebote gerade deshalb nicht intensiver, weil sie sich dafür digital ausweisen muss. Dazu kommt, dass 59 Prozent den Kontakt mit Behörden als sehr anstrengend empfinden und nur 12 Prozent finden, der Staat mache ihr Leben leichter. Im europäischen Vergleich landet Deutschland bei der digitalen Verwaltung in beiden großen Rankings im hinteren Drittel, bei vorausgefüllten Formularen fast am Ende.

Bemerkenswert ist der Gegenbefund: Rund zwei Drittel können sich vorstellen, bis 2030 sämtliche Verwaltungsleistungen ausschließlich digital zu nutzen. Nur neun Prozent bestehen auf Papier. Die Bereitschaft ist also da, sie scheitert an der ersten Hürde.

Was 2027 kommen soll

Die EU-weite Brieftasche für digitale Nachweise, kurz EUDI-Wallet, soll Ausweis, Führerschein, Altersnachweise und Zahlungsdaten aufs Smartphone bringen, freiwillig und kostenlos. Jeder Mitgliedstaat muss bis Ende 2026 eine zertifizierte Wallet bereitstellen, die deutsche Version ist für Anfang 2027 geplant. Das ist Planung, kein erreichter Stand, und die Kritik daran ist ernst zu nehmen: Fachleute und Datenschützer bemängeln, dass Staaten ihre Wallets zugleich herausgeben und deren Sicherheit zertifizieren sollen.

Bis dahin bleibt es beim Ausweis in der Hand und der App auf dem Handy. Wer heute Behördengänge online erledigen will, plant also nicht mit 2027, sondern mit dem, was in der Tabelle oben steht. Ein verwandter Fall aus dem Gesundheitsbereich zeigt, wie zäh solche Umstellungen laufen: die elektronische Patientenakte, angelegt für fast alle, aktiv genutzt von wenigen.

Häufige Fragen

Kostet die Online-Funktion etwas?

Nein. Die Funktion steckt im Ausweis, die AusweisApp ist kostenlos, das Neusetzen der PIN im Bürgeramt ebenfalls. Gebühren fallen nur für die Leistung selbst an, etwa 13 Euro fürs Führungszeugnis.

Geht das auch ohne Smartphone?

Ja, mit einem Kartenlesegerät am Rechner. Geräte mit eigenem Tastenfeld und Display bieten zusätzlichen Schutz, weil die PIN nicht über den PC läuft.

Sieht die Behörde alle meine Ausweisdaten?

Nur die Felder, für die ihr Zertifikat freigegeben ist, und erst nach Ihrer PIN-Eingabe. Welche das sind, zeigt die App vor der Bestätigung an.

Mein Ausweis ist von 2015. Funktioniert er?

Nur, wenn die Online-Funktion damals eingeschaltet wurde. Vor Juli 2017 war sie es nicht automatisch. Nachträglich freischalten lassen können Sie sie im Bürgeramt.

Was mache ich, wenn der Ausweis weg ist?

Die Online-Funktion über die Sperrhotline sperren lassen. Dafür brauchen Sie das Sperrkennwort aus dem PIN-Brief, weshalb der Brief einen sicheren Aufbewahrungsort verdient.

Die ehrliche Bilanz sieht so aus: Fünf Leistungen lassen sich zuverlässig digital erledigen, der Rest hängt von der Postleitzahl ab. Trotzdem lohnt der Nachmittag mit der PIN, und zwar für alle, die künftig Behördengänge online erledigen wollen. Nicht wegen der Gänge, die man heute spart, sondern weil jede neue Leistung, die freigeschaltet wird, dann ohne Vorlauf nutzbar ist. Wer erst mit dem Antrag anfängt, wenn er ihn braucht, sitzt wieder im Wartezimmer des Bürgeramts.

eID

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