WordPress Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten

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Fünf Administratoren, zwei davon kennt niemand mehr: So sieht die Benutzerliste vieler Websites aus. WordPress Benutzerrollen sind fein genug abgestuft, um das zu ändern. Wer welche Rolle bekommt und was beim Abschied wirklich zählt.

Fünf Administratoren sind vier zu viel

Der teuerste Fehler an einer Website steht selten im Code. Er steht in der Benutzerliste. Fünf Konten mit vollen Rechten, zwei davon gehören Leuten, die seit Jahren weg sind. WordPress Benutzerrollen gibt es seit Version 2.0, sie sind sauber abgestuft, und trotzdem bekommt in der Praxis fast jeder Administrator. Weil das beim Einrichten am schnellsten geht und danach niemand mehr hinschaut.

Der Verizon Data Breach Investigations Report 2025 hat über 12.000 bestätigte Sicherheitsverletzungen ausgewertet. In 22 Prozent der Fälle waren gestohlene Zugangsdaten der erste Weg ins System. Bei Angriffen auf einfache Web-Anwendungen waren es 88 Prozent. Für WordPress liefert der Wordfence-Jahresbericht 2024 die passende Zahl: Bei 34 Prozent der ausgenutzten Sicherheitslücken genügte ein Konto auf Mitwirkender-Ebene. Ein einziges vergessenes Autorenkonto reicht also aus.

Die Werkzeuge dagegen liegen bereit. Die Standard WordPress Benutzerrollen decken fast jeden Alltagsfall ab, sie müssen nur bewusst vergeben werden. Dieser Text geht die Rollen der Reihe nach durch, zeigt, wie Sie neue Benutzer anlegen und Rollen zuweisen, und klärt die zwei Punkte, an denen die meisten scheitern: Agenturen sauber einbinden und ausscheidende Leute sauber wieder hinausbegleiten.

Die Standard WordPress Benutzerrollen in der Übersicht

WordPress bringt fünf Rollen mit. Eine sechste kommt nur bei einer Multisite-Installation dazu. Die sechs vordefinierten Benutzerrollen regeln Rollen und Rechte vor allem entlang einer Frage: Wer darf Inhalte nur anlegen, und wer darf sie auch freigeben? Von oben nach unten nimmt die Zahl der Berechtigungen ab.

Rolle	Darf im Backend	Passt für
Administrator	Alles: Plugins und Themes installieren, Benutzer anlegen und löschen, Einstellungen und Code ändern. Vollständige Kontrolle über die WordPress Webseite	Ein bis zwei echte Verantwortliche, dazu der Wartungsdienstleister
Redakteur (Editor)	Beiträge und Seiten erstellen, veröffentlichen und löschen, dazu Beiträge anderer Benutzer bearbeiten. Kommentare moderieren, Dateien hochladen	Redaktionsleitung, Chefredakteur, erfahrene Content-Verantwortliche
Autor	Eigene Beiträge erstellen und bearbeiten, veröffentlichen, Dateien hochladen. Fremde Beiträge bleiben tabu	Regelmäßige Autoren, freie Journalisten
Mitwirkender (Contributor)	Eigene Beiträge schreiben, aber nicht veröffentlichen. Keine Datei-Uploads	Gastautoren, Ehrenamtliche, Externe zur Probe
Abonnent	Nur das eigene Profil lesen und verwalten	Registrierte Leser, Kunden, Mitgliederbereiche
Super-Admin	Netzwerkweite Verwaltung, nur bei WordPress Multisite	Netzwerk-Betreiber

WooCommerce ergänzt zwei weitere Rollen. Der Shop-Manager verwaltet Produkte, Bestellungen, Berichte und die WooCommerce-Einstellungen und hat obendrein die Rechte eines Redakteurs. An Plugins, Themes und die Benutzerverwaltung kommt er nicht heran. Für die tägliche Shop-Pflege ist das fast immer die bessere Wahl als ein zweiter Administrator. Die Rolle Kunde entspricht dem Abonnenten und zeigt zusätzlich die eigenen Bestellungen.

Wer diese Übersicht einmal ernst nimmt, merkt schnell: Die meisten Menschen, die heute Administrator sind, brauchen Redakteur. Manche brauchen Autor. Fast niemand braucht Administrator.

Neue Benutzer hinzufügen und WordPress Benutzerrollen zuweisen

Die Benutzerverwaltung sitzt im Backend unter Benutzer. Über Neu hinzufügen legen Sie neue Benutzer an. Drei Angaben braucht es: Benutzername, E-Mail-Adresse und die Benutzerrolle. Das Feld für die Rolle steht ganz unten und wird gern übersehen, denn WordPress schlägt dort eine Voreinstellung vor. Welche das ist, legen Sie unter Einstellungen, Allgemein, Standardrolle eines neuen Benutzers fest. Auf Abonnent gehört sie, nicht auf Administrator.

Eine bestehende Rolle ändern Sie in der Benutzerübersicht: Häkchen setzen, oben die neue Rolle wählen, auf Wechseln klicken. Das funktioniert auch für mehrere Benutzer gleichzeitig. Wer WordPress Benutzerrollen nachträglich herunterstuft, verliert dabei keine Inhalte. Die Beiträge bleiben dem Konto zugeordnet, nur die Rechte schrumpfen.

Zwei Dinge kann WordPress von Haus aus nicht: einem Benutzer mehrere Rollen zuweisen und eine bestehende Rolle bearbeiten. Für beides braucht es ein Plugin.

WordPress Benutzerrollen vergeben: das Prinzip der geringsten Berechtigung

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik formuliert die Regel im Baustein ORP.4 so knapp, dass sie sich zitieren lässt: Benutzerkennungen und Berechtigungen dürfen nur aufgrund des tatsächlichen Bedarfs vergeben werden. Bei personellen Veränderungen müssen die nicht mehr benötigten Kennungen entfernt werden. Das nennt sich Prinzip der geringsten Berechtigungen, und es beantwortet die Frage nach der richtigen Rolle für jeden Fall.

Damit ist auch geklärt, wie WordPress Benutzerrollen zu vergeben sind. Die Prüffrage lautet nicht: Wem vertraue ich? Sie lautet: Was muss diese Person nächste Woche tatsächlich tun? Wer Texte schreibt und veröffentlicht, braucht Autor. Wer fremde Texte freigibt, braucht Redakteur. Wer Plugins installiert, braucht Administrator, und das sollten ein bis zwei Personen sein.

Vier Fehler fallen bei fast jeder Bestandsaufnahme auf:

Fehler	Was daraus folgt	Was hilft
Alle bekommen Administrator	Jeder kann Plugins löschen, Benutzer anlegen, die Seite zerlegen	Rollen nach Aufgabe vergeben, Administrator für ein bis zwei Personen
Der Admin der Agentur bleibt nach Projektende	Ein verwaistes Konto mit vollen Rechten, das niemand beobachtet	Offboarding-Checkliste, Konto am letzten Tag entziehen
Ein gemeinsames Konto für mehrere Personen	Kein Protokoll zeigt, wer etwas geändert hat. Das Passwort wandert weiter	Persönliche Konten, eines je Person
Alte Mitwirkende und Autoren bleiben liegen	Genau die Angriffsfläche aus der Wordfence-Zahl oben	Vierteljährlich durchgehen, inaktive Konten löschen

WordPress Benutzerrollen anpassen: eigene Rollen erstellen mit Plugins

Manchmal passt in der Benutzerverwaltung keine der vorhandenen WordPress Benutzerrollen. Jemand soll den Veranstaltungskalender pflegen, sonst nichts. Oder die Buchhaltung soll WooCommerce-Bestellungen sehen, aber keine Produkte ändern. Dafür gibt es drei verbreitete Plugins: PublishPress Capabilities, Members und das Plugin User Role Editor. Alle drei lassen einzelne Berechtigungen an- und abschalten, eigene Rollen erstellen und bestehende Rollen bearbeiten. PublishPress und Members erlauben zusätzlich, einem Benutzer mehrere Rollen zuzuweisen.

Ein Haken steckt in der Deinstallation. Die Fähigkeiten, die ein solches Plugin vergeben hat, räumt es beim Entfernen oft nicht sauber weg. Zurück bleiben Rollen, die niemand mehr pflegen kann, und Rechte, die nirgends dokumentiert sind. Zwei Gegenmittel: Änderungen an Rollen schriftlich festhalten, und ein Plugin mit Rollback-Funktion bevorzugen. PublishPress Capabilities kann den vorherigen Stand zurückholen.

Bevor Sie eine eigene Rolle erstellen, lohnt die ehrliche Frage, ob Redakteur oder Autor nicht doch reicht. Jede zusätzliche Rolle ist ein weiterer Eintrag, den in zwei Jahren niemand mehr erklären kann.

Agenturen und Freelancer einbinden, ohne das Passwort zu teilen

Bei Dritten entscheidet sich, ob die Arbeit an den WordPress Benutzerrollen etwas taugt. Die Grundregel ist unspektakulär: Dritte bekommen ein eigenes, persönliches Konto mit der niedrigsten Rolle, die für ihre Arbeit genügt. Niemals das eigene Passwort. Für einen Texter, der die Website-Texte schreibt, reicht Autor, für eine Agentur, die Inhalte pflegt, Redakteur. Administrator nur, wenn tatsächlich Wartung gemacht wird.

Für kurze Einsätze gibt es einen eleganteren Weg. Das Plugin Temporary Login Without Password mit über 100.000 aktiven Installationen erzeugt einen Login-Link mit frei wählbarer Rolle und Ablaufdatum. Kein Passwort wechselt den Besitzer, der Zugang verfällt von selbst, und Sie können ihn jederzeit vorher widerrufen. Der Link ist allerdings selbst ein Zugang: nur über einen sicheren Kanal verschicken, kurze Laufzeit setzen, nach getaner Arbeit löschen.

Außerhalb von WordPress gilt dasselbe Muster. Bei Google fügen Sie die Agentur als Nutzer mit passender Rolle hinzu, in der Search Console als delegierten Inhaber oder vollen Nutzer. Die eigene Verifizierung bleibt dabei bestehen, und ein Property braucht immer mindestens einen verifizierten Inhaber. Bei Meta läuft es über den Partnerzugriff mit der Business-Portfolio-ID der Agentur. Der Vorteil dort: Die Agentur bringt ihr eigenes Team und ihr eigenes Offboarding mit, und Sie beenden die gesamte Beziehung mit einem Klick.

Wenn Zugangsdaten doch einmal den Besitzer wechseln müssen, dann nicht per E-Mail und nicht über einen Messenger. Eine geteilte Sammlung im Passwortmanager ist der beste Weg, ein verschlüsselter Einmal-Link wie Bitwarden Send der zweitbeste.

Jenseits vom Backend: das Zugangsinventar

Die WordPress Benutzerrollen sind der kleinere Teil der Arbeit. Eine Website hängt an einem Dutzend Konten, die nichts mit WordPress zu tun haben, und genau dort sitzen die schmerzhaften Lücken. Wer die Liste nie geschrieben hat, merkt das erst, wenn jemand geht.

Bereich	Konkrete Zugänge
Domain und DNS	Konto beim Registrar, gegebenenfalls ein separater DNS-Dienst
Hosting	Kundenkonto, SFTP und SSH, auf die Datenbank zugreifen über phpMyAdmin
WordPress	Backend-Zugang, Anwendungspasswörter, WP-CLI
E-Mail	Postfächer, Verwaltung des Mail-Dienstes
Google	Search Console, Unternehmensprofil, Analytics, Tag Manager, Ads
Social und Werbung	Konten der Netzwerke, Meta Business Suite
Betrieb	Newsletter-Tool, Terminbuchung, Consent-Tool, Backup-Speicher
Geld	Zahlungsanbieter wie PayPal oder Stripe, Lizenzen für Premium-Plugins

Pro Eintrag gehören sieben Angaben dazu: Dienst, Adresse, Inhaber, Rechnungsempfänger, verantwortliche Person, Methode der Zwei-Faktor-Anmeldung und der Weg zur Wiederherstellung. Die Liste gehört in den Passwortmanager, nicht in eine Tabelle auf einem geteilten Laufwerk.

Die wichtigste Regel steht dabei nicht in der Tabelle: Alle Konten laufen auf die Organisation, nie auf Privatpersonen. Also die Firmen- oder Vereinsadresse statt der privaten, am besten ein Rollenpostfach wie webmaster@ihredomain.de, das einen Personalwechsel übersteht. Bei einer .de-Domain muss die Organisation als Inhaber bei der DENIC eingetragen sein, nicht die Agentur. Wie die Einträge dahinter zusammenspielen, steht im Ratgeber zu DNS-Einträgen und dem, was A-Record und MX wirklich tun.

Passwörter verwalten: Passwortmanager, Zwei-Faktor, Notfallzugang

WordPress Benutzerrollen regeln die Rechte im Backend, die Passwörter zu allem anderen regeln sie nicht. Eine Tabelle mit Passwörtern kennt weder Verschlüsselung noch Rechte, kein Protokoll und keinen Notfallzugang. Ein Team-Passwortmanager kann das alles. Die Preise gelten pro Nutzer und Monat, ohne Steuer, Stand September 2026:

Anbieter	Preis	Sitz und Daten	Besonderheit
Proton Pass Business	ab 1,99 USD	Schweiz	Günstigster Einstieg, E-Mail-Aliase, Passkeys
Bitwarden Teams	4 USD	US-Unternehmen, EU-Hosting wählbar	Quelloffen, geprüfter Code, Emergency Access
Passbolt	ab 4,50 EUR	Luxemburg, Self-Hosting möglich	Für Teams gebaut, jede Freigabe einzeln verschlüsselt
1Password Business	8,99 USD	US und Kanada, EU-Datenresidenz wählbar	Am bequemsten, Starter-Paket für bis zu zehn Nutzer
Vaultwarden	kostenlos	eigener Server	Inoffizielle, Bitwarden-kompatible Serversoftware, volle Eigenverantwortung

Der LastPass-Vorfall von 2022 wird gern als Argument gegen Passwortmanager benutzt. Er taugt nicht dazu. Angreifer erbeuteten damals verschlüsselte Tresore, und geknackt wurden davon die mit schwachen Master-Passwörtern. Die Folgen zogen sich über Jahre: Die britische Datenschutzbehörde verhängte im November 2025 ein Bußgeld, eine Sammelklage in den USA wurde mit bis zu rund 24 Millionen USD verglichen. Die Lehre daraus ist ein langes, einmaliges Master-Passwort mit mindestens 16 Zeichen, Zwei-Faktor-Anmeldung und keine Krypto-Wiederherstellungsphrasen im Tresor. Wie ein tragfähiges Passwort aussieht, steht im Ratgeber zu sicheren Passwörtern und dem Schutz Ihrer Konten.

Zwei-Faktor gehört auf jedes Konto mit Administratorrechten. Die Wiederherstellungscodes gehören in den Tresor, nicht nur auf ein einziges Handy. Und der zweite Faktor darf nicht am privaten Telefon einer einzelnen Person hängen, sonst bauen Sie genau die Abhängigkeit, die Sie vermeiden wollen. Wer den nächsten Schritt gehen will, findet in der Anleitung zu Passkeys und der Anmeldung ganz ohne Passwort das Verfahren, das Phishing überflüssig macht.

Bleibt die Frage, die in Vereinen regelmäßig zu spät gestellt wird: Was passiert, wenn die einzige zuständige Person ausfällt? Bitwarden bietet dafür Emergency Access. Eine Vertrauensperson fordert Zugriff an und bekommt ihn nach einer selbst gesetzten Wartezeit von mindestens einem Tag, sofern der Inhaber nicht widerspricht. Wer das analog lösen will, nimmt einen versiegelten Umschlag im Safe, den zwei Personen gemeinsam öffnen. Das BSI empfiehlt dieses Vier-Augen-Prinzip in ORP.4.A24 ausdrücklich für administrative Tätigkeiten. Was darüber hinaus zu regeln ist, behandelt der Ratgeber zum digitalen Nachlass und dem, was mit Ihren Konten geschieht.

Aktivitätsprotokolle: wer zugreifen konnte und was geändert wurde

Solange alles läuft, interessiert niemanden, wer wann welche Einstellung angefasst hat. Interessant wird es, wenn eine Seite plötzlich anders aussieht oder jemand WordPress Benutzerrollen verändert hat, ohne es zu sagen. Zwei Plugins decken das ab. Simple History ist kostenlos, läuft seit über zehn Jahren und wird laut WordPress.org von mehr als 300.000 Websites genutzt. Die Aufbewahrung liegt standardmäßig bei 60 Tagen. WP Activity Log kann mehr und zeigt Benutzer, Rolle und IP-Adresse, dazu Alarme bei kritischen Ereignissen wie einer plötzlich erhöhten Rolle.

Aktuelle Fassungen protokollieren auch, woher eine Änderung kam: aus dem Backend, über die REST-API, per WP-CLI oder XML-RPC, und welches Anwendungspasswort dabei im Spiel war. Genau daran erkennen Sie automatisierte Zugriffe, die niemand mehr bestellt hat.

Ein Protokoll enthält personenbezogene Daten, Benutzername und IP-Adresse gehören dazu. Eine feste gesetzliche Frist gibt es für solche Website-Logs nicht. Die brauchbare Regel lautet: so kurz wie möglich, so lang wie zur Aufklärung nötig. Die Speicherdauer begrenzen, den Zugriff auf wenige Rollen beschränken, die Redaktion vorab informieren und die Protokollierung in die Datenschutzdokumentation aufnehmen.

Offboarding: Zugänge entziehen, bevor es unangenehm wird

Der Moment, in dem jemand geht, ist der Moment, in dem sich zeigt, ob das Zugangsinventar gepflegt wurde. Bei einer geordneten Trennung werden die WordPress Benutzerrollen am letzten Arbeitstag entzogen. Bei Streit passiert es sofort, und zwar zuerst bei den höchsten Rechten: Administrator, Domain, Hosting, Zahlungen.

Schritt	Worauf es ankommt
WordPress-Konto löschen	Beim Löschen die Inhalte einem anderen Benutzer zuordnen, sonst verschwinden die Beiträge mit
Anwendungspasswörter widerrufen	Benutzer, Profil, Application Passwords. Einzeln oder alle auf einmal
Geteilte Passwörter wechseln	Alles, was die Person kannte, wird neu gesetzt
Zweiten Faktor entfernen	Registrierte Authenticator und Hardware-Schlüssel der Person löschen
SSH-Schlüssel und API-Schlüssel	Öffentlichen Schlüssel vom Server nehmen, Schlüssel bei Zahlungsanbieter und Newsletter-Tool widerrufen
Inhaberschaften übertragen	Search Console, Unternehmensprofil, Meta-Assets auf Organisationskonten
Zahlungsmittel prüfen	Private Karten entfernen, Rechnungsadresse auf die Organisation setzen

Der Punkt, der am häufigsten vergessen wird, sind die Anwendungspasswörter. WordPress kennt sie seit Version 5.6 aus dem Dezember 2020. Es sind 24-stellige Zugangsdaten für die REST-API und für Integrationen, gebunden an einen Benutzer, einzeln widerrufbar, und ein Login ins Backend ist damit nicht möglich. Wer nur das Hauptkonto sperrt, lässt jede daran hängende Integration weiterlaufen. Was passiert, wenn so ein Zugang missbraucht wird und die Seite kompromittiert ist, beschreibt der Ratgeber dazu, was bei einem gehackten WordPress jetzt zu tun ist.

Ein nicht gelöschter Alt-Zugang ist übrigens auch juristisch heikler, als viele denken. Paragraf 202a StGB stellt das Ausspähen von Daten unter Strafe, setzt aber voraus, dass eine Zugangssicherung überwunden wurde. Solange das alte Konto technisch offen steht, fehlt genau diese Voraussetzung oft. Der Fall ist im Einzelnen umstritten, und das hier ist keine Rechtsberatung. Als Argument, Zugänge sofort zu entziehen statt irgendwann, taugt es trotzdem.

Wenn die Agentur die Zugänge nicht herausgibt

Manchmal ist es zu spät für Vorsorge. Dann helfen die schönsten WordPress Benutzerrollen nicht mehr weiter, dann zählt nur noch, wer wo als Inhaber eingetragen ist.

• Domain: Bei einer .de-Domain läuft der Anbieterwechsel über das AuthInfo-Verfahren der DENIC. Der Inhaber lässt sich das Wechselpasswort erzeugen und gibt es an den neuen Anbieter. Ist der bisherige Anbieter nicht erreichbar, fordert der neue die AuthInfo direkt bei der DENIC an, die sie per Einschreiben an die hinterlegte Adresse schickt. Sie verfällt nach 30 Tagen. Autorisieren kann das nur der eingetragene Inhaber. Steht dort die Agentur, gehört ihr die Domain rechtlich, und ohne ihre Mitwirkung geht nichts.
• Hosting: Über Kundennummer und Identitätsnachweis beim Anbieter zurückholen.
• WordPress: Ein neues Administratorkonto lässt sich über die Datenbank anlegen, per SFTP über ein Code-Snippet oder mit WP-CLI über wp user create.
• Google: In der Search Console die Inhaberschaft neu verifizieren und anschließend alte Inhaber und deren Verifizierungstoken entfernen. Beim Unternehmensprofil läuft es über die Zugriffsanfrage beim aktuellen Inhaber, der Rest über das Übertragungsverfahren von Google.

Für die Zukunft hilft Vertragliches mehr als Technik. Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten verarbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ohnehin fällig. Zwei Sätze dazu kosten nichts: die Herausgabe aller Zugänge bei Vertragsende, und die Festlegung, dass Domain und Konten auf die Organisation registriert werden.

Benutzerrollen in WordPress regelmäßig prüfen

Einmal aufräumen reicht nicht, weil Zugänge nachwachsen. Vierteljährlich einmal durch die Liste zu gehen, dauert eine halbe Stunde und erledigt den Rest von allein. Vier Fragen genügen dabei: Kenne ich jedes Konto, das auf das Backend zugreifen kann? Passt die Rolle noch zur Aufgabe? Ist jemand seit Monaten nicht mehr angemeldet? Und stimmt das Zugangsinventar noch mit der Wirklichkeit überein?

Das BSI verlangt in ORP.4 genau das, wenn auch in Behördendeutsch: in angemessenen Zeitabständen zu prüfen, ob Berechtigungen noch berechtigt sind. Wer WordPress Benutzerrollen einmal im Quartal durchsieht, hält die Liste kurz genug, dass die Prüfung beim nächsten Mal wieder schnell geht.

Häufige Fragen zu WordPress-Benutzerrollen

Zu Benutzerrollen stellt fast jeder Seitenbetreiber irgendwann eine dieser Fragen.

Der Aufwand liegt am Anfang, nicht im Betrieb

Die Bestandsaufnahme ist die Arbeit. Alle Konten zusammentragen, die Domain auf die Organisation umschreiben, aus fünf Administratoren zwei machen, den Passwortmanager füllen. Das kostet einen Nachmittag, bei gewachsenen Strukturen zwei. Danach besteht die Pflege aus einer Viertelstunde pro Quartal und einer Checkliste, die beim Abschied abgearbeitet wird.

Was dabei am meisten überrascht: Der schwierigste Teil ist selten technisch. Er besteht darin, jemandem zu sagen, dass er künftig Redakteur ist und nicht mehr Administrator. Dieses Gespräch lässt sich entschärfen, indem die Regel für alle gilt und nicht für Einzelne, und indem der Grund benannt wird. Nicht Misstrauen, sondern die simple Tatsache, dass ein Konto mit weniger Berechtigungen auch weniger kaputtmachen kann, wenn es einmal in falsche Hände gerät. Genau darauf zielen WordPress Benutzerrollen seit zwanzig Jahren ab. Es hat nur lange gedauert, bis jemand sie benutzt hat.

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